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ECO K Floor luminaire Prisma 2

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Porsche Consulting sorgt für effiziente Abläufe. Auch im eigenen Büro.

Das Ziel: Beratungsgrundsätze in den eigenen Räumen sichtbar machen.

Erfolg schafft ganz eigene Herausforderungen: Innerhalb weniger Jahre war das Gebäude von Porsche Consulting zu klein geworden für die stetig wachsende Zahl der Mitarbeiter, so dass zunächst auf verschiedene Standorte ausgewichen werden musste. 2003 bezog das Beratungsunternehmen in Bietigheim-Bissingen neue Räumlichkeiten, die von ihrer Größe ursprünglich auf maximal 150 Personen ausgelegt waren. Als auch diese Zahl überschritten wurde, wollten die Mitarbeiter – anstatt erneut umzuziehen – die Probe aufs Exempel machen: Die Konzepte, mit denen die Berater sonst beispielsweise die Automobil-Produktion effizienter machen, sollten nun auf den täglichen Bürobetrieb einer Unternehmensberatung, ganz konkret auf die eigenen 2.700 m2, angewandt werden. Die neue Konzeption der alten Bürofläche schuf nun Platz für 220 Menschen.
Bei Bedarf sind sogar bis zu 300 Mitarbeiter möglich.

Die Lösung: Das Konzept des „Schlanken Büros“.

Um das Büro zu „verschlanken“, haben Porsche Consulting-Mitarbeiter die gleichen Methoden angewandt, die auch bei Klienten eingesetzt werden, um Prozesse zu verbessern. Sie untersuchten die Abläufe nach dem „Lean-Management-Prinzip“ in ihrem eigenen Büroalltag auf Effizienz und Verschwendung. Dabei wurden Wegzeiten (etwa vom Arbeitsplatz zum Drucker) und die Auslastung von Besprechungsräumen analysiert, aber auch Stauraum und die Nutzung einzelner Arbeitsplätze betrachtet. Danach wurde jegliche Verschwendung beseitigt oder so gut wie möglich reduziert. Die Devise lautete: Den vorhandenen Platz sinnvoll nutzen, Lauf- und Suchwege minimieren, Verschwendung vermeiden, die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern und Kosten senken.

Die großen Einzelschreibtische wurden gegen Tischzeilen, sogenannte „Workbenches“, ausgetauscht.

Die Mitarbeiter sitzen nun nicht mehr an fest zugeordneten Schreibtischen, sondern arbeiten räumlich unabhängig mit Laptop und Headset an wechselnden Arbeitsplätzen. Gerade in einer Unternehmensberatung wie Porsche Consulting bietet sich dieses flexible Arbeitsplatzmodell besonders an: Da der Großteil der Beratungsaktivitäten außerhalb der Firma stattfindet, verhindert das praktizierte „Desk-Sharing“, dass zu viele Schreibtische über lange Zeiträume ungenutzt bleiben und so wertvolle Bürofläche verschwendet wird.

Das heißt jedoch nicht, dass dieses System den Menschen weniger Raum zum Arbeiten bietet. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass die Mitarbeiter sich jeweils mit den Kollegen zusammensetzen können, die an ihrem aktuellen Projekt beteiligt sind.
Für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten stehen akustisch und visuell abgeschirmte Einzelarbeitsplätze zur Verfügung. Darüber hinaus können sich Projektteams kurzfristig in einem von zehn kleinen Besprechungsbereichen treffen.

Die Bibliothek als Ort der Inspiration und Kommunikation.

Gut informiert zu sein gehört für Unternehmensberater zum Handwerk. Gut, wenn das direkt im Büro möglich ist – und sich anfühlt wie eine Pause.
Ein übersichtliches Regalsystem präsentiert die Literatur so, dass sich das gesuchte Exemplar schnell finden lässt. Für weiterführende Recherchen steht den Mitarbeitern eine Internet-Station zur Verfügung.

Die Auslastung der Besprechungsräume zeigte viel Einsparungspotenzial – vor allem in der Raumgröße.
Die bisherigen Konferenzräume waren für ein Dutzend Leute ausgelegt, jedoch meistens von nur vier Personen genutzt. Dementsprechend wurden im neuen Büro viele kleine anstelle von wenigen großen kommunikativen Bereichen eingerichtet. Die zehn gläsernen, lichtdurchlässigen Cubes bilden akustisch bestens abgeschirmte Besprechungsinseln innerhalb des Büros. Die Glaswände sind mit einer großformatigen, lichtdurchlässigen Folie beklebt, auf denen historische Sportwagen jeweils einen bestimmten Meilenstein in der Unternehmensgeschichte von Porsche abbilden. Das Motiv gibt dem Raum zugleich seinen Namen und sorgt so für eine einfache Orientierung.
Durch den Einsatz interaktiver Präsentationsmedien wird auf raumfüllende Tafeln oder Flipcharts verzichtet. Die wenigen technischen Geräte und Utensilien, die zum Inventar gehören, haben alle einen festen Platz: Maßstabstreue Fotos, einfach auf die Tischoberfläche geklebt, sorgen dafür, dass Telefon und Fernbedienung nach der Nutzung wieder an der für sie vorgesehenen Stelle zu finden sind.

Was in großen Räumen für Ordnung und schlanke Strukturen sorgt, kann auch in den wenigen verbleibenden Einzelbüros Wunder bewirken.
Alle Einzelbüros von Porsche Consulting sind bestens für die unterschiedlichsten Arbeitssituationen ausgerüstet. Mit denselben multifunktionalen Systemmöbeln, die auch im Großraumbüro zum Einsatz kommen, kann auch auf kleiner Fläche viel Stauraum geschaffen werden, der je nach Bedarf mitwachsen kann. Dieses kompakte Raumkonzept schafft sogar noch Platz für einen Besprechungstisch. Die gesamte Atmosphäre besticht durch ein Porsche typisches Flair und bietet beste Bedingungen für konzentriertes Arbeiten.

Da die meisten Tätigkeiten im Büro sitzend erledigt werden, sollte die Wahl von Tisch und Stuhl nicht dem Zufall überlassen werden.
Die Grundvoraussetzung für rückenschonendes, komfortables Sitzen ist ein Bürostuhl, der alle Sitzhaltungen effektiv unterstützt. Die für die Porsche Consulting ausgewählten Exemplare sind exklusive Chairholder-Modelle und überzeugten neben einem zeitlosen Design insbesondere in Sachen Funktionalität und Ergonomie; zum Beispiel einer einstellbaren Sitztiefe und -neigung.

Nicht nur die Sitzmöglichkeiten sind flexibel ausgerichtet: Jede Workbench lässt sich auf eine beliebige Länge ausbauen und kann jederzeit um zwei bis drei Plätze erweitert werden. Zusätzlich können Bereiche, die noch unmöbliert sind, bei Personalzuwachs schnell und unkompliziert mit den gleichen Systemkomponenten ergänzt werden. So ist es möglich, die Belegschaft von momentan 220 Mitarbeitern auf bis zu 300 Personen zu erweitern. Und das, ohne zusätzliche Büroräume anzumieten.

Bei flexiblen Arbeitsplätzen muss auch die Frage des Stauraums flexibel gelöst werden.
Der große Aktenschrank im Rücken und auch sperrige Rollcontainer sind in diesem Konzept passé. Die Alternative: Beim Umbau wurden sogenannte „Beraterspinde“ eingerichtet, abschließbare Schränke mit ausziehbaren Fächern, die gleichzeitig als Postfach dienen und Stauraum für einen großen Aktenkoffer bieten, den die Mitarbeiter oft dabei haben. Ein kleines Namensschild mit Foto an den Fronten macht das Auffinden der Spinde und die Postzustellung einfacher.
Weiteren Stauraum bieten modulare Regalsysteme: Die einzelnen Einheiten lassen sich ganz einfach ohne Werkzeug stapeln und können jederzeit neu kombiniert, erweitert oder durch unterschiedliche Abdeckplatten zu Raumteilern, Sitzgelegenheiten und Tischen umfunktioniert werden. Unverzichtbare Büromaterialien wie Schreibutensilien, Locher, Schere und Klebeband werden jetzt „Just-in-time“ in der benötigten Menge griffbereit zur Verfügung gestellt. Fehlende Utensilien werden im gut organisierten Materiallager wie in einer Produktion per Kanban-System nur bei Bedarf nachbestellt.

Eine hohe Effizienz am Arbeitsplatz braucht eine perfekt abgestimmte Technik.

An jedem Arbeitsplatz ist in der Tischfläche ein aufklappbarer Plug&Play-Anschluss vorhanden, der es dem Mitarbeiter ermöglicht, sich mit Handy und Laptop direkt in das Strom- oder Datennetz „einzuklinken“. Lokale Drucker mit „Scan to Mail“-Funktion sind von jedem Arbeitsplatz immer in Sichtweite.
Alle Schreibtische haben Aufsatzelemente, die im Sitzen für ausreichend visuelle Privatsphäre und – zusammen mit am Boden stehenden Akustikstellwänden – für die bestmögliche Schallabsorption sorgen. Auf diese Weise konnte der Geräuschpegel, trotz der größeren Mitarbeiterzahl auf gleicher Fläche, deutlich reduziert werden.
Die ausgewogene Grundbeleuchtung besteht aus flächenbündig in die Decke eingelassenen Leuchten. Ergänzend dazu wurden punktuell Stehleuchten in die Räume integriert und teilweise direkt am Sichtschutz befestigt. Das Standrohr der Leuchte wurde optisch den Trennwänden und Tischen angepasst, so dass in Kooperation mit drei Herstellern ein durchgängiges Farbkonzept erreicht wurde.

Fazit: Das „Schlanke Büro“ zeigte bereits nach kurzer Zeit Wirkung. Die Wege sind deutlich kürzer geworden, die Fläche wird besser genutzt. Kunden bemerken den authentischen Auftritt und Mitarbeiter loben das motivierende Umfeld.